6 productiviteitapps om je team efficiënter te laten samenwerken

Waar mensen samenwerken is het belangrijk dat dit efficiënt gebeurt. Naarmate je team groeit, verloopt de communicatie steeds moeilijker en pen en papier volstaat op een gegeven moment simpelweg niet meer. Daarom is het belangrijk om dit te stroomlijnen zodat ieder teamlid precies weet wat de nieuwste stand van zaken is, waar ze zich de komende tijd op gaan richten en welke taken er uitgevoerd moeten worden.

Als je op zoek bent naar een manier om de onderlinge communicatie binnen je team te optimaliseren, is het een goed idee om eens te kijken naar speciale software. Er zijn namelijk vele programma’s ontwikkeld om precies dát te doen: je team beter te laten samenwerken. En sommige van die apps bieden wel heel veel mogelijkheden. Laten we er samen eens naar kijken. Hier zijn 6 apps die je kunt inzetten om je team beter en efficiënter te laten samenwerken, in willekeurige volgorde.

1. Huddle

Huddle is een iOS-app die beschikbaar is in de iTunes store. Het is beschikbaar voor de iPhone en iPad. Het is vooral gericht op taakmanagement. Het maakt overzichtelijk waar iedereen aan moet werken en het is gemakkelijk om taken aan iemand anders over te geven. Wat fijn is aan Huddle is dat het ook offline werkt: je kunt lezen, reviewen en goedkeuring geven zonder dat je daarbij online hoeft te zijn. Alles wordt namelijk automatisch op je apparaat gedownload zodat je er altijd bij kan.

In Huddle kan je met elkaar discussiëren, rapporten verzenden, feedback vragen en werk bijhouden. Je kan werk met klanten delen maar er ook voor kiezen om dingen alleen intern te delen, met je personeel. Je kan er via e-mail direct bestanden naar uploaden en Huddle-bestanden in andere applicaties openen en bewerken en deze vervolgens weer uploaden naar Huddle. Huddle is gratis te gebruiken, maar je moet er wel een account voor aanmaken.

2. Teamwork

Teamwork is in 2007 begonnen en heeft drie apps: Teamwork Projects (project- en taakmanagement), Teamwork Desk (speciaal voor helpdesks) en Teamwork Chat (chatsoftware voor onderlinge communicatie). Deze apps zijn ook mobiel beschikbaar als Android en iOS apps. Dat is handig voor als je onderweg nog het een en ander wilt aanpassen of bekijken. Met Teamwork kun je projecten bijhouden en daarbij bepaalde dingen als privé instellen.

Wat ook handig is, is dat analyseren van de voortgang heel gemakkelijk gaat omdat Teamwork allerlei grafieken voor je kan aanmaken. Ook kunnen er rapporten mee aangemaakt worden en heeft Teamwork een time tracking functie om bij te houden hoe lang er aan een taak gewerkt wordt. Teamwork Desk houdt al je e-mail op één gedeelde plaats, waar iedereen bij kan. Er kunnen notities gemaakt worden om deze vervolgens te delen met de rest van het team. Tickets of aanvragen kunnen worden toegewezen aan een specifiek persoon en kunnen een status toegewezen krijgen.

3. Basecamp

Basecamp heeft inmiddels alweer de derde versie van zijn website gelanceerd en heeft er daarmee voor gezorgd dat oude klanten weer zijn teruggekomen. Er kan een campfire aangemaakt worden, waarin van alles gedeeld kan worden over een bepaald onderwerp: nieuws, links, afbeeldingen, documenten, etc. Hier kan dus gediscussieerd en gebrainstormd worden. Ook kan je er verschillende projecten in aanmaken en zelf kiezen wat je met je klanten deelt en wat je binnen je team houdt.

Je kunt met Basecamp berichten versturen naar leden in je team. Het fijne aan Basecamp is dat je er per project to-do’s aan kan maken, hiervoor een deadline kan instellen en deze taken aan een specifieke persoon kan toewijzen. Alle oude en nieuwe taken zijn overzichtelijk in te zien en op datum, project of persoon te sorteren. Er is ook een apart gedeelte om documenten en bestanden te delen, dit is handig omdat hierin van elke versie van een bestand een kopie bewaard wordt. Basecamp is gratis te gebruiken.

4. PingPong

PingPong is een handige app die beschikbaar is in de iTunes store. Het is vooral gericht op ‘delen’. Het delen van bijvoorbeeld informatie, materiaal en vragen en antwoorden, wat handig is als je een klantenserviceteam hebt dat vaak dezelfde vragen binnenkrijgt. Met PingPong kun je een database creëren, voor interne zaken of zaken wat betreft het afhandelen van vragen en problemen van klanten.

Met PingPong zorg je ervoor dat je één plek hebt waar je personeel naartoe kan gaan om het antwoord op veel voorkomende vragen op te zoeken. Zo bespaar je je personeel, maar ook jezelf, veel onderzoektijd. Tegelijkertijd kun je er ook de laatste nieuwtjes, doelen voor het komende kwartaal en strategieën die veranderd zijn delen. Het kan dus als een soort nieuwsbrief of blog werken.

5. Todoist

Met de app van Todoist kun je projecten aanmaken en to-do-lijstjes bijhouden. Dit kan zowel online als offline en de app kan gelinkt worden aan meer dan 10 platformen die je misschien nu al gebruikt. Je kan de app bereiken vanaf je browser op je laptop of desktop, maar ook vanaf mobiele toestellen en het is zelfs met je inbox te synchroniseren, zodat je altijd en overal je taken bij de hand hebt.

Je kan met Todoist gemakkelijk taken delen met collega’s of vrienden en het platform zegt zelf meer onderdelen te bieden dan welke to-do-service dan ook. Een greep uit het aanbod: subtaken, subprojecten, intuïtieve data, herhaling van deadlines, labels en filters. De app is beschikbaar voor Windows, Chrome, Firefox, Safari, iOS, Android, OS X, Outlook, Gmail en er is een webversie van die met elke browser te bereiken is. Todoist is gratis te gebruiken.

6. Slack

Als je team veel onderling samenwerkt en communiceert, dan is high tech chatprogramma/projectmanagementstool Slack een goede optie om te overwegen. Het is een soort Skype, maar dan een paar stappen verder. Gesprekken kunnen opgeslagen worden waar ze horen, bijvoorbeeld onder een bepaald project. Zo kunnen ze later heel gemakkelijk weer teruggevonden worden.

Slack is te integreren met ontzettend veel andere apps zodat samenwerken nog gemakkelijker gaat. Wat fijn is aan dit programma: Slack is gratis beschikbaar voor kleine teams en je kan zelf bepalen wanneer je upgradet. In het Enterprise Plan kun je teams instellen en analyses uitvoeren. Daarnaast heeft het ook een factureringsfunctie en uitgebreidere beveiligingsinstellingen en kun je er tegenwoordig ook mee bellen.