Hoe motiveer je je virtuele team?

Wanneer je een team hebt dat op een andere locatie werkt dan jij, is het lastig om daarmee een goede band op te bouwen. Maar om een team goed te laten draaien, is het wél erg belangrijk dat er een goede teamspirit heerst, zowel onder de teamleden zelf als met jou als bedrijf. Daarom is het belangrijk om aan teambuilding te doen. Een ongemotiveerd team verzet minder werk en daarom is het belangrijk om hierin te investeren. Maar hoe werkt teambuilding op afstand?

Deel bestanden en mappen

Allereerst komen er een aantal technische aspecten bij teambuilding op afstand kijken. Om ervoor te zorgen dat je virtuele team zich betrokken voelt is het namelijk belangrijk dat zij dezelfde rechten en toegang tot bestanden hebben als je team on site. Als je openbare mappen hebt, zorg dan ook dat je virtuele team daar toegang toe heeft en daar direct in kan werken. Op die manier voelt je team dat het deel uitmaakt van je bedrijf en niet een los onderdeel daarvan is.

Deel kalenders

Door een gezamenlijke kalender aan te maken en deze met iedereen te delen, heeft iedereen direct inzicht in wat er moet gebeuren, door wie en wanneer het af moet. Geef daarnaast ook de mogelijkheid om deze kalender te integreren met hun privékalender. Op die manier kunnen teamleden niet alleen hun eigen verplichtingen (zowel werk als privé) gemakkelijk bijhouden, ze kunnen ook van elkaar en van jou zien wanneer ze wel en niet contact kunnen opnemen voor opheldering over een bepaalde kwestie of om advies te vragen.

Privéverplichtingen kunnen in de meeste kalendersoftware afgeschermd worden, waardoor anderen alleen ‘aanwezig’ of ’afwezig’ zien staan. Je hoeft dus niet alle details van je bezigheden met iedereen te delen, maar door je team hier wel inzicht in te geven, verklein je de brug in de hiërarchie en zorg je ervoor dat je personeel meer betrokken is bij jouw bedrijf en bij elkaar als team.

Smoelenboek

Er zijn een aantal hulpmiddelen die grote bedrijven goed kunnen gebruiken, die ook handig zijn voor contact op afstand. Dit komt omdat in een groot bedrijf contact vaak ook op afstand verloopt. Een voorbeeld van een goed hulpmiddel is een smoelenboek. Hierin krijgt ieder teamlid (of collega) eindelijk een gezicht bij die naam die je vaak voorbij ziet komen.

Profielen

Laat in dit smoelenboek iedereen een korte tekst over zichzelf schrijven. Hierin kan van alles gedeeld worden. Vorige banen, hobby’s of zelfs een liefde voor sushi. Dit hoeft geen mini-Facebook te worden, maar meer een manier waarmee je team zich een beeld kan vormen bij alle collega’s en dingen vinden die ze gemeen hebben en waarover ze kunnen praten. Want werk is niet alleen maar werk. Werk is ook sociaal.

Persoonlijk contact met je team

Dan stappen we af van het technische gedeelte en schakelen we over op het persoonlijke, relationele gedeelte. Om mensen écht te leren kennen, is visueel contact belangrijk. Hou daarom regelmatig online vergaderingen, liefst met webcam als het niet mogelijk is om eens in de zoveel tijd persoonlijk te vergaderen.

Een visuele meeting kan zeker belangrijk zijn voor het eerste contact, maar voor je team is het altijd leuk dat je de boel nét wat persoonlijker maakt. Wat ook kan werken is om eens van e-mail of chat af te stappen en je team een bericht op een andere manier te sturen, bijvoorbeeld via audio (voicemessage of voicemail) of video.

Persoonlijk contact met je teamleden

Onderhoud ook persoonlijk contact met ieder teamlid afzonderlijk. Bel eens een teamlid op, misschien wel elke dag of week een andere persoon, of wanneer het je uitkomt. Vraag naar hoe het project verloopt en of hij of zij verbeteringen ziet. Maar hou het niet puur zakelijk, vraag ook naar persoonlijke situaties. Vraag bijvoorbeeld naar het afgelopen weekend of hoe de vakantie was verlopen.

Vergeet ook verjaardagen niet en als je weet wat iemand zijn interesses zijn, kun je best een gerelateerd artikel doorsturen als je dat toevallig tegenkomt. Overigens kun je het over dit soort dingen ook goed hebben aan het begin van de wekelijkse teammeeting. Trek daar een kwartiertje voor uit en het ijs is gebroken.

Erken goede prestaties

Het belangrijkste dat je kan doen om een team gemotiveerd te houden, is om prestaties te erkennen. We hebben allemaal wel eens gewerkt voor een werkgever waar je alleen maar iets van hoorde als er iets niet goed ging. Dit soort negatieve contact is funest voor je teamspirit.

Stuur daarom het hele team regelmatig (misschien wel wekelijks) een e-mail met daarin uitzonderlijke prestaties en wie daarvoor verantwoordelijk was. Door mensen openlijk te feliciteren voelen ze zich betrokken bij jouw bedrijf en het project en het werk dat ze doen. Zo blijven ze langer voor je werken en op tevreden personeel kan je bouwen.

Of maak er een spelletje van en creëer in het projectmanagementprogramma dat je team gebruikt een speciaal prikbord voor dit soort prestaties. Laat teamleden daar regelmatig iets positiefs op posten, maar altijd over iemand anders. Om ervoor te zorgen dat er over iedereen iets positiefs gezegd wordt, creëer je een soort roulatiesysteem dat bijvoorbeeld maandelijks wisselt.

Vraag om advies

Jouw team werkt direct met het project dat jij managet. Ze hebben dan ook een heel andere visie op de situatie. Als je het even niet weet, of je wilt eens een andere kijk op de situatie, schroom dan niet om je team erbij te betrekken. In veel projectmanagementtools kun je speciaal hiervoor een soort discussie of poll starten of prikbord openen. Vraag je team om ieder één of twee oplossingen per persoon te bedenken en deze op de pagina te plaatsen. Zo voelt je team dat ze meer in te brengen hebben dan alleen het werk dat zij voor je doen.

Ruimte om te kletsen

Om de sfeer een beetje informeel en persoonlijk te houden, kun je ook je teamleden vragen om iedere maandagmorgen of vrijdagmiddag (of elk ander willekeurig dag(deel) dat je uitkomt) een interessant bericht te plaatsen. Dit kan bijvoorbeeld gaan over wat ze dat weekend hebben gedaan, iets dat ze in het nieuws gelezen hebben of dat ze op zoek zijn naar een ergonomisch toetsenbord om mee te werken en of iemand daar advies over heeft. Zorg er dus voor dat je team ook de traditionele watercooler chit chat kan houden.

Stuur iets op

We sluiten dit artikel af met de volgende tip: iedereen houdt van cadeautjes. En dan maakt het eigenlijk nog niet eens zo heel veel uit om wat voor cadeautjes het gaat. Het gaat er puur om dat er iemand is die aan je gedacht heeft en die de tijd heeft genomen om speciaal voor jou een artikel uit te kiezen, deze in een doos te stoppen, al dan niet in cadeaupapier, en deze op de post te doen.

Als je inspiratie nodig hebt om een cadeautje uit te zoeken voor je virtuele team, dan doen bedrijfsitems het altijd goed. Bijvoorbeeld een thermosbeker voor onderweg of een sleutelhanger ketting. Met je logo erop, natuurlijk. Of denk eens aan een pennenhouder, een muismat of polssteun. Of een hoodie, een fietsbel, paraplu, waterfles, sport heuptasje, manicuresetje, USB-stick, sporthanddoek, stressbal, USB-stekker, Rubiks kubus, rugtasje etc. etc.

Als bedrijf heb je ongetwijfeld wel eens pennen met je bedrijfslogo laten maken. Wat je ook opstuurt, een pen heb je altijd nodig en weegt niet veel. Dit kun je er altijd bij doen als extraatje. Want wat is beter dan een cadeautje? Juist, twee cadeautjes.