3 dingen die iedere ondernemer zou moeten uitbesteden

Als ondernemer weet je maar al te goed hoeveel werk het is om een bedrijf op te zetten en draaiende te houden en wat daar allemaal bij komt kijken. Ondernemers zijn vaak perfectionistisch en begrijpen wat ‘als je wilt dat iets goed gebeurt, moet je het zelf doen’ betekent. Echter, die vlieger gaat niet altijd op

Je hebt waarschijnlijk je bedrijf gestart omdat je van een bepaalde markt of beroep veel afweet of daar een grote passie voor hebt. Maar het is onmogelijk om én alles af te weten van een goede kop koffie brouwen én je boekhouding correct bij te houden én je sociale media dagelijks of wekelijks te updaten en tegelijkertijd ook nog eens vriendelijk en uitgerust de klant te woord te kunnen staan. Daarom geven we je in dit artikel drie zaken die je als ondernemer zou moeten uitbesteden.

Uitbesteden is beter

Allereerst moeten we je vertellen waarom uitbesteden soms beter is. Natuurlijk geef je de core van je business niet uit handen. Maar bepaalde aspecten van je bedrijf kun je beter wel aan een specialist overlaten, zoals je belastingaangifte. Een crime voor de meeste mensen die in loondienst zijn om jaarlijks te doen, laat staan voor een ondernemer die al zijn boekhouding moet bijhouden en dit ook nog eens maandelijks of per kwartaal moet indienen. Door bepaalde zaken uit te besteden aan een specialist, weet je zeker dat het goed gebeurt, met volle aandacht en is de kans op fouten kleiner.

Specialisten vs. duizendpoten

Ik ken veel mensen die een soort duizendpoot zijn. Ze weten van heel veel dingen een beetje af. Dat kan je vaak in het leven en in je baan heel goed van pas komen. Maar als je als ondernemer succesvol wilt zijn is dat vaak niet genoeg. Dan is het juist beter om van een of een paar dingen heel veel te weten. En als er dingen zijn waarin je niet zo goed bent, dan kun je daarvoor beter een specialist inschakelen. Want met een team specialisten om je heen zorg je dat álle aspecten van je bedrijf goed draaien.

Uitbesteden 1: ontwerp

Het eerste punt dat je als ondernemer moet uitbesteden, is het ontwerp van alle visuele aspecten van je bedrijf. Dit kan bijvoorbeeld je website en logo zijn, maar vergeet ook zeker niet eventuele advertenties die je op andere websites wilt plaatsen, flyers die je wilt laten bedrukken of eventuele merchandise die je aan (toekomstige) klanten cadeau wilt doen, zoals pennen.

Vooral voor je logo is het belangrijk dat deze goed gemaakt wordt. Dit is immers hét plaatje dat je bedrijf gaat vertegenwoordigen. Een logo dat er goedkoop of lelijk uitziet of niet past bij je bedrijf, zal je niet helpen in de zoektocht naar nieuwe klanten. Je wilt bijvoorbeeld geen rood logo voor je biologische kruidenwinkel, puur omdat het zo’n mooie kleur is.

Je logo en website zijn je visitekaartjes en moeten zowel functioneel als mooi zijn. Laat dit dus over aan een professionele ontwerper. Bij het uitbesteden van het grafisch ontwerp van je bedrijf is het belangrijk dat je de ontwerper een goede en duidelijke briefing geeft met daarin wat je verwacht en wat de missie en visie van je bedrijf zijn en wat je wilt uitstralen naar de klant.

Het ontwerp uitbesteden kan je zowel tijd als geld schelen. Ten eerste scheelt het je de aanschaf van – vaak zeer dure – ontwerpsoftware. Deze moet je aanschaffen voordat je aan de slag gaat want met Paint kom je er niet. Een expert weet wat hij doet en heeft daar dus minder tijd voor nodig. Ga eens na hoe lang het zou duren om een logo of website te ontwerpen als je het zelf zou doen. Het kost een specialist misschien vijf uur en gemiddeld is het uurtarief €35 tot €80 voor een freelance grafisch ontwerper.

Als je niet weet wat je doet, kan je grafisch ontwerp je in plaats van 5 misschien wel 15 uur kosten. Als je een inschatting maakt van wat jouw tijd per uur ongeveer waard is, kun je voor jezelf bepalen of het de moeite waard is om het zelf aan te pakken. Vergeet niet wat we al eerder zeiden: een goed logo trekt klanten aan en stoot ze niet af.

Uitbesteden 2: boekhouding

Als je een bedrijf hebt met medewerkers, dan komt daar al snel een hoop administratie bij kijken. Deze medewerkers moeten hun loon ontvangen en daarnaast moeten je eigen financiën op orde zijn. Al je inkomsten en uitgaven moeten netjes terug te vinden zijn. Bonnetjes, facturen en dan nog de belastingaangifte gedurende het jaar met alle bijkomende wetten en regels. Wij raden aan: uitbesteden.

Het uurtarief van een freelance accountant is gemiddeld €40 tot €120. Niet goedkoop, dus. Maar door een ervaren boekhouder of accountant aan te nemen, weet je wel zeker dat je administratie duidelijk op orde is en dat de kans op fouten klein is. Daarnaast is hij op de hoogte van alle regelingen van de Belastingdienst en weet hij precies waar je eventueel voordeel kan halen, iets wat je uiteindelijk meer geld kan opleveren dan wat je daarvoor betaalt. Plus dat, als je dit zelf moet uitzoeken, hier de nodige tijd in gaat zitten.

Moet je dan gaan voor een boekhouder of een accountant? Daar zit in ieder geval wel een verschil in. Accountants hebben vaak meer fiscale kennis en zij zijn meestal degenen die het werk van de boekhouder aan het einde van het jaar controleren. Let er in ieder geval wel op dat je een accountantsverklaring hebt. Hiermee ben je er namelijk zeker van dat, als er fouten in de administratie zitten, je er zelf door de Belastingdienst niet verantwoordelijk voor wordt gehouden.

Uitbesteden 3: digitaal klantencontact

Daarnaast is een grote kostenpost van veel bedrijven de klantenservice. Met name hebben we het hier over de digitale klantenservice. Dan gaat het over live chat en sociale media. Webcare, eigenlijk, om het in één woord te zeggen. Want webcare is niet hetzelfde als de traditionele customer care. Het is digitaal en daarbij hoort ook een andere manier van communiceren. Omdat aanbieders vaak alles in huis hebben om dit goed aan te kunnen pakken, raden we ook altijd aan om het digitale klantencontact uit handen te geven aan een specialist. De prijzen voor het uitbesteden van je digitale klantenservice lopen uiteen en hangen af van wat je precies wilt. Je kunt al voor zeer lage bedragen beginnen en kijken hoe dit voor jou werkt.

Digitale communicatie gaat via geschreven tekstberichten. Deze zijn veelal kort en bondig, maar er zijn ook media die zich goed lenen voor langere berichten. Voor digitale communicatie zijn andere vaardigheden nodig, zoals snel en foutloos kunnen typen. Deze vaardigheden lijken tegenwoordig lastig te vinden in personeel, als we kijken naar hoe de gemiddelde persoon in onze Whatsapplijst communiceert: zonder enige vorm van punctuatie en met ‘es’ in plaats van ‘eens’.

Een gespecialiseerde aanbieder van webcare heeft al een team in huis dat op deze vaardigheden is getest, hier hoef je dus zelf niets aan te doen. Daarnaast is dit personeel vaak ook opgeleid als verkoper, wat handig is als je meer upsell wilt creëren of een proactieve aanpak wenst.

Daarnaast heeft het uitbesteden van je digitale klantcontact het voordeel dat het niet gebonden hoeft te zijn aan jouw openingstijden. Een aanbieder is vaak toch al ’s avonds en in het weekend aan het werk, wat betekent dat jouw bereikbaarheid groeit. En dan vergeten we bijna de techniek te noemen: als je digitaal gaat met je klantenservice, komt hier ook andere software bij kijken. Deze moet je aanschaffen als je je webcare zelf gaan afhandelen en dat kan flink in de kosten lopen. Maar als je dit overlaat aan een specialist is dit niet nodig, omdat die dit al in huis heeft. Je scheelt jezelf dus de hoge kosten, maar ook de tijd en moeite om het te installeren en je team ermee bekend te maken.

Ook wil je je als ondernemer het liefst focussen op de core van je bedrijf. Door het groeiend aantal klanten dat digitaal contact verkiest boven de traditionele kanalen, komen deze berichten vaak in grote hoeveelheden binnen. Dit kan dus een aanzienlijk deel van je tijd in beslag nemen. Logisch dus, dat het beter is om dit gewoon helemaal uit handen te geven in plaats van de hele dag je klanten te woord te staan.

Ten slotte moeten we niet vergeten te vermelden dat uitbesteden, waar het ook om gaat, je veel stress zal schelen. Jij kan je richten op datgene waar je van houdt en zorgen dat alle afdelingen en onderdelen als een geoliede machine samenwerken. Als je bedrijf een bepaalde omvang krijgt, ontkom je er eigenlijk niet aan om steeds meer zaken uit te besteden. Schroom dus niet om te delegeren, want uiteindelijk zal het je tijd, geld en je gezondheid schelen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *