6 redenen om je papieren handleiding in de papierbak te gooien

Tot een paar jaar geleden moest je handleidingen altijd in papieren versie bij je producten leveren. Dit had ermee te maken dat misschien niet iedereen een internetverbinding had en dat we er niet van uit mochten gaan dat dit wel het geval was. Gelukkig zijn er altijd mensen die zich inzetten om dit soort wetgevingen aan te passen en met de tijd mee te laten gaan.

Nu de wetgeving is aangepast, kun je de papieren handleiding dus eigenlijk in de prullenbak gooien en overstappen op een digitale handleiding. In dit artikel laten we je verschillende voordelen zien van een overstap.

1. Een digitale handleiding is handiger voor de klant.

In een kennisbank kun je alle handleidingen verzamelen en op één plek samenbrengen. Zo is het voor de klant heel gemakkelijk ze te vinden als ze nodig zijn en kan hij ook nog eens de juiste handleiding opslaan voor later gebruik. Een digitale versie is op ieder gewenst moment en vanaf iedere locatie te raadplegen, een papieren handleiding ligt meestal thuis. Je zult er dan wel voor moeten zorgen dat de handleiding wel goed te lezen is op mobiele telefoons, tabletten, desk- en laptops.

2. Een digitale handleiding verslijt niet.

Handleidingen slijten, zeker wanneer ze veel doorgebladerd worden. Bijvoorbeeld op de werkplek, waar misschien er vaak meerdere mensen met een ingewikkeld apparaat werken waarvoor het boekje vaak opnieuw geraadpleegd moet worden. Maar ook gewoon thuis.

Wanneer je de handleiding digitaal beschikbaar maakt voor je klanten, voorkom je dat deze slijt en op den duur onleesbaar wordt. Ook is de handleiding online altijd en overal beschikbaar voor je klanten. De handleiding kan dus makkelijk gedeeld worden en raakt niet kwijt.

3. Digitale handleidingen besparen je geld.

Tegenwoordig zitten we meer met onze neus in smartphones en laptops dan in papieren media en daar kun je als ondernemer slim op inspelen.

Door alleen gebruik te maken van digitale handleidingen bespaar je jezelf een hoop papier- en printkosten. Zeker wanneer je een bedrijf hebt dat veel verschillende producten verkoopt kan het je aardig wat geld kosten om overal een boekje bij te leveren, denk aan opzetkosten, drukker, papier, inkt en als je een nieuw model van hetzelfde product uitbrengt moet je alles opnieuw laten drukken in plaats van simpelweg een woord en een paar zinnetjes in een pdf aanpassen en deze te uploaden op je website. En dan zijn er nog de eventuele transportkosten: een boek(je) bijleveren zorgt weer voor meer gewicht en dus voor hogere kosten.

Vraag tijdens de bestelling eens aan de klant of hij wel een papieren versie wíl ontvangen, want misschien wil de klant zelf ook liever een digitale. Om een digitale versie beschikbaar te maken heb je niet veel meer nodig dan de handleiding zelf. Het proces om de handleiding bij de klant te krijgen kun je dus volledig vervangen met een link. Het enige dat je nodig hebt, is een plek om de handleiding op te slaan: bijvoorbeeld op je website of in je kennisbank.

4. Papieren handleidingen hebben een negatief effect op het milieu.

In een tijd waarin we ons steeds bewuster worden van de impact die ons handelen heeft op de planeet, kun je er als ondernemer niet aan ontkomen om maatschappelijk verantwoord te ondernemen. Dat betekent onder andere dat je zo min mogelijk papier verbruikt. Papier kan namelijk, net als plastic, slechts een aantal keer gerecycled worden. Oneindig hetzelfde stukje papier hergebruiken zit er dus niet in. Probeer dus zoveel mogelijk informatie online beschikbaar te maken.

Wel is het zo dat het recyclen van oud papier een stuk minder CO2 uitstoot dan de productie van nieuw papier. Mocht je dus toch een papieren handleiding willen of moeten toevoegen, probeer dan gerecycled papier te gebruiken. Zo straal je duurzaamheid uit naar je klanten, wat je imago alleen maar ten goede komt.

5. Een digitale handleiding is altijd up-to-date.

Wellicht verkoop je producten die kunnen worden geüpgraded met accessoires die tijdens de lancering van het eerste product nog niet beschikbaar waren. Of het kan zijn dat je tips voor het schoonmaken en bewaren van je product wilt toevoegen aan de bestaande handleiding.

In zo’n situatie is het erg makkelijk om handleidingen online beschikbaar te maken. Want een digitale versie is gemakkelijk bij te werken en zo is de laatste versie altijd beschikbaar voor je klanten. Dit geldt overigens ook voor handleidingen in verschillende talen. Wanneer je een taal toevoegt, is deze meteen beschikbaar voor je klanten. Ook voor wie je product in het verleden heeft aangeschaft.

6. Met een digitale handleiding kun je méér.

Soms is het gewoon handig om te laten zien wat je bedoelt. Dat is lastig met een papieren handleiding, want daar zit je vast aan tekst en eventueel foto’s en afbeeldingen. Maar wanneer je de handleiding digitaliseert, is er ook ruimte voor video en audio. Dit brengt veel meer mogelijkheden met zich mee want kwesties kunnen op deze manier beter uitgelegd worden. Betere uitleg kan ook zorgen voor minder problemen of misvattingen en dus voor minder retourzendingen, vragen, klachten en zelfs defecten.

Daarnaast kan er in een digitaal bestand vaak gezocht worden op trefwoorden. Dat is handig wanneer de klant naar zeer specifieke informatie op zoek is. En heb je je wel eens bedacht dat je met een papieren handleiding aan een beperkt aantal mensen zit die hem tegelijkertijd kunnen gebruiken? Er is vaak slechts één exemplaar beschikbaar, welke door een beperkt aantal mensen tegelijkertijd gelezen worden. Een digitale versie kan worden gelezen door een oneindig aantal mensen tegelijkertijd.

Wat zegt de wet?

Zoals we hebben kunnen lezen zijn er veel redenen om over te gaan op een digitale versie van je handleiding, maar wat zegt de wet hier precies over? In de wet staat dat een papieren versie niet verplicht is, tenzij aangegeven in richtlijnen voor specifieke productgroepen. De veiligheidsinstructies dienen wel op papier bijgeleverd te worden.

Een papieren handleiding dient altijd gratis beschikbaar te zijn voor wie daarom vraagt. Zo kun je dus kosten besparen en je bedrijf moderniseren en kom je toch ook de klant tegemoet wanneer een papieren versie alsnog gewenst is. Een digitale handleiding maken en beschikbaar stellen voor klanten kan op verschillende manieren. Een van die manieren is om alle informatie in een kennisbank te zetten. Wat dit is en hoe je dit kunt opzetten kun je lezen in ons artikel Wat is een kennisbank?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Aanmelden nieuwsbrief