Inmiddels is e-mail niet meer uit ons dagelijks leven weg te denken: we gebruiken het niet alleen voor werk, maar ook veel privé. Het is de meest gebruikte manier om met bedrijven in contact te komen en heeft met recht de rol van fysieke post overgenomen. Het handige is dat we het overal en altijd kunnen gebruiken en dus niet hoeven te wachten tot we thuis zijn of achter ons bureau zitten voor we een klantenservice kunnen aanschrijven over een vraag of probleem.

Waarom e-mail voor klantenservice?

E-mail is efficient

Er kan een langer tekst geschreven worden in een email dan in veel andere communicatiemiddelen. Bovendien kunnen er bijlages meegestuurd worden en verwijzingen naar websites met meer informatie. Met een druk op de knop is een bericht al binnen enkele seconden bij de ontvanger. En mocht het niet mogelijk zijn om te kunnen antwoorden of komt regelmatig dezelfde vraag binnen, dan kan een automatisch antwoord ingesteld worden waarin de meeste gestelde vragen worden beantwoord of met een link naar de kennisbank.

Ook is het zo dat klanten vaak niet dezelfde dag een antwoord verwachten op hun e-mail. Het geeft dus iets meer ruimte om gedegen onderzoek te doen, de contactgeschiedenis van de klant er op na te slaan of dieper op een vraag in te gaan. En het hele geschreven gesprek kan gemakkelijk bewaard worden als bewijs en naslagwerk in de toekomst, voor zowel het bedrijf als voor de klant.

Klanten en bedrijven zijn altijd bereikbaar

Komt ehet terugbellen naar aanleiding van een contactaanvraag nog wel eens lastig uit, via e-mail maakt het niet uit op welk tijdstip van de dag deze wordt verstuurd. Klanten zullen er naar kijken als ze tijd hebben, zonder dat ze gestoord worden op een hectisch moment. Ze kunnen zelf kiezen of ze het vanaf hun desktop, tablet of smartphone bekijken, als ze thuis zijn, in de bus zitten of tijdens de pauze op het werk. Hetzelfde geldt voor u; met een e-mail kan een klant op elk moment van de dag contact opnemen, ongeacht of uw medewerkers pauze hebben of al naar huis zijn.

Geen verspilling

Ieder bedrijf denkt nu na over hun carbon footprint, hoeveel afval wordt er produceert bij het produceren van een product of het uitvoeren van een project of taak. Een slimme manier om minder afval te produceren én kosten te besparen is om meer te gaan communiceren via e-mail dan via papieren post.

Logisch dus dat veel mensen e-mail gebruiken om contact op te nemen met bedrijven. Dat is precies de reden dat u e-mail niet mag vergeten in uw communicatiemix. 

Berichten via e-mail beantwoorden

Om effectief sociale klantenservice via e-mail te kunnen leveren zult u een goed CRM-systeem (Customer Relationship Managementsysteem) aan moeten schaffen. Bovendien zult u genoeg medewerkers moeten hebben om de berichten te beantwoorden.

Daarnaast verwacht de consument dat hij binnen no-time een effectief en vakkundig antwoord op zijn vraag krijgt. Als het antwoord te lang op zich laat wachten, zal dat gevolgen hebben voor het imago van uw bedrijf. Dit betekent vaak het aanstellen van een werknemer die zich specifiek met e-mail vragen bezighoudt. Als deze werknemer overweldigd wordt door de stroom van berichten, wordt het tijd om extra mensen aan te nemen.

Maar het kan ook makkelijker. U kunt webcare via e-mail ook aan ons uitbesteden.

Waarom Digital Customer Care Company?

Experts in webcare

We concentreren ons uitsluitend op online dialogen met uw klanten. We doen geen social media marketing en creëren ook geen content.

Onze passie

Onze passie is het helpen van klanten. Dit is dan ook onze kernactiviteit.

Uitstekende klantervaring

We werken met een professioneel team die met een gedegen training uw klanten te woord staan en zo een uitstekende klantervaring leveren.

Service Level Agreement

We hebben de zwaarste SLA in de branche. We garanderen een gemiddelde reactietijd van maximaal 30 seconden bij live chat en 15 minuten bij webcare. Zo niet, dan krijgt u van ons geld terug!

Meertalig

We werken met een internationaal team en leveren live chat in het Nederlands, Engels, Duits, Frans en Spaans.

Omnichannel

We ondersteunen vele communicatiekanalen, waaronder e-mail, live chat Facebook, Twitter en Whatsapp.

De beste technologie

De geavanceerde technologie die we gebruiken stelt ons in staat om razendsnel sociale mediaberichten over uw merk op te pikken en deze efficiënt af te handelen en om uw websitebezoekers op het juiste moment in hun online customer journey uit te nodigen voor een gesprek.

Ruime openingstijden

We zijn 24 uur per dag geopend, 7 dagen per week, 365 dagen per jaar!